Intranet erstellen: So geht's! Ein kurzer Leitfaden

Das Intranet wird in modernen Unternehmen als zentrale Kommunikations- und Informationsplattform verwendet und stellt den Grundstein eines digitalen Arbeitsplatzes dar. Die Vorteile liegen auf der Hand: aktuelle Informationen und Dokumente bereitstellen, die Mitarbeiterzufriedenheit steigern und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Bereichen und Projekten erleichtern. Doch wie ist die richtige Herangehensweise an die Einführung eines Unternehmensportals? Welche Inhalte sollten enthalten sein und wie funktioniert der Aufbau? Diesen Fragen geht der nachfolgende Artikel auf den Grund.

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Intranet einrichten – Inhalte und Anforderungen definieren

Das Angebot an Intranet-Plattformen reicht vom klassischen Publishing-Intranet über „Online Digital Workplaces“ bis hin zu Allzweckplattformen. Gewählt werden soll die Plattform, die am besten zu den Zielen und Anforderungen des Unternehmens passt. Stehen wirtschaftliche Ziele, wie Produkitivitäts-/Effizenzsteigerungen oder die Senkung interner Kosten im Vordergrund. Oder liegt der Fokus auf der Steigerung von Mitarbeitermotivation? Die folgende Abbildung zeigt eine Übersicht der gängigen Intranet-Grundlagen.

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Um ein effektives und professionelles Firmenintranet zu schaffen, müssen die gewünschten Inhalte und Anforderungen im Vorhinein festgelegt werden. Ist bereits eine Intranet-Lösung im Einsatz, muss dieses gegebenenfalls „traditionelle Intranet“ zu einem modernen Portal weiterentwickelt werden.

Folglich müssen benötigte Inhalte, Anwendungen und Tools integriert werden, um die Ziele eines digitalen Arbeitsplatzes zu erreichen. Das moderne Intranet dient nicht mehr nur der reinen Informationsvermittlung, sondern der Interaktion und dem Austausch zwischen den verschiedenen Mitarbeitern und Abteilungen. Inhalte können von verschiedenen Personen bereitgestellt, kommentiert oder verändert werden. Die nachfolgende Grafik stellt die Komponenten eines traditionellen und modernen Intranets noch einmal gegenüber.

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Aufbau Intranet

Wurden die Ziele und Anforderungen definiert und die geeignete Plattform gewählt, geht es anschließend an die Gestaltung des Intranets. Jedes Unternehmen hat eine unterschiedliche Motivation für die Einführung einer internen Kommunikationsplattform. Vor der Implementierung eines Intranets sollte daher klar definiert werden, welcher Typ von Intranet benötigt wird und welche Elemente im Fokus stehen. Dabei ist es sinnvoll, ein System zu wählen, das die Stärken in dem Bereich hat, der für Sie die höchste Relevanz hat. Insgesamt werden folgende 5 Typen unterschieden:

1. Kernintranet: bezieht sich hauptsächlich auf die Push-Kommunikation. Hier stellt ein Administrator den Mitarbeitern wichtige Informationen und aktuelle Ereignisse zur Verfügung.
2. Collaboration: hier steht die standortübergreifende Förderung der Mitarbeiterzusammenarbeit im Fokus. Räume für die digitale Ablage von Inhalten können für Teams und Abteilungen zu spezifischen Themen angelegt werden.
3. Social Intranet: im Mittelpunkt steht das schnellere Kennenlernen der Kollegen und der Austausch untereinander. Like-Funktionen, Kommentarschaltflächen und Votings gestalten den Wissens- und Informationsaustausch interessanter. Blogeinträge und Foren tragen ebenfalls zu einem lebendigeren Austausch bei.
4. Portal: über ein Dashboard können die Mitarbeiter alle Anwendungen und Informationen erreichen, ohne sich überall einzeln anmelden zu müssen. Dies geschieht über die automatische Authentifizierung des Anwenders über die Netzwerkerkennung.
5. Suche: ist Bestandteil einer Standardfunktion. Diese hilft den Mitarbeitern, Inhalte zu finden, bei denen sie nicht wissen, wo diese genau ablegen.

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Das Intranet gestalten

Bei der Erstellung eines modernen Intranets kann aus einer Vielzahl an Funktionen und Elementen gewählt werden. Die Wahl des Funktionsumfangs hängt auch hier wieder ganz von den Anforderungen des Unternehmens abhängig. Jedoch haben sich nachfolgende Funktionen als besonders relevant für die Akzeptanz und Effizienz einer Portallösung erwiesen und sollten nach Möglichkeit berücksichtigt werden:

• Content Management: Neben der Web-Content-Management Funktion spielt vor allem die Einbindung von internen und externen Inhaltsquellen eine ausschlaggebende Rolle, um dadurch Workflows zu vereinfachen
• Gemeinsame Nutzung von Dateien: das moderne Intranet sollte zudem die Möglichkeit bieten, Dokumente gemeinsam zu nutzen und von mehreren Nutzern bearbeitet werden zu können. Eine gleichzeitige Aktualisierung und gleichzeitiger Zugriff ist hierbei ausschlaggebend.
• Streaming-Medien: Die Bereitstellung von Video- und Audiodaten in Echtzeit.
• Team-Collaboration: Die Zusammenarbeit kann durch einen Teamkalender, Teamräume und Messaging-Tools gefördert und effizienter gestaltet werden
• Soziale Interaktionen: Mitarbeitergemeinschaften und Aktivitäts-Streaming darstellen.
• Suchfunktion: Neben der einfachen Suchfunktion verwendet das moderne Intranet Insight Engines, welche neben dem Schlüsselwörter-Abgleich zudem Regeln und Schulungsmechanismen anwenden, welche die Suche vereinfacht. Dabei ist auch die Intranet-Navigation ausschlaggebend, um sich möglichst schnell und einfach zurechtzufinden.
• Personalisierte Anpassung: Mitarbeiter müssen wichtige Elemente auswählen und unwichtige Elemente verbergen können
• Analytik: zur Identifizierung von Problemen und Hot-Spots
• Mobile Endgeräte: das Intranet muss von den verschiedenen Geräten, wie beispielsweise Tablet und Smartphone, zugänglich und kompatibel sein
• Chatbots: gewinnen bei Mitarbeitern immer mehr an Beliebtheit. Dabei können diese entweder ein Chat-Fenster sein, indem der Mitarbeiter mit einem regelbasierten Algorithmus kommunizieren kann, um die gewünschten Informationen zu finden oder aber auch ein digitaler Agent.
• Flexible und agile Plattform: die nicht nur die Informationen von heute darstellt, sondern auch die Innovationen von morgen.

Intranet Beispiel

Neben den Grundbausteinen spielt auch die finale optische Gestaltung des Intranets eine wichtige Rolle, um Zustimmung bei den Mitarbeitern zu erreichen. Ein einheitliches, strukturiertes und übersichtliches Layout hilft den Mitarbeitern, sich intuitiv durch die vielen verschiedenen Ebenen des Intranets zu bewegen und dadurch möglichst schnell an neue Informationen zu gelangen. Doch auch die Gestaltung einer ansprechenden Oberfläche, die für jedes Endgerät optimiert ist, ist ausschlaggebend für ein erfolgreiches Intranet.

Dies beginnt schon bei der Startseite: Widgets erweisen sich als besonders nützlich um die aktuellen Dokumente aufzulisten. Zudem können Stellenangebote, Mitarbeiterveränderungen, Veranstaltungen, Umfragen sowie ein Geburtstagskalender an der Startseite aufgezeigt werden und spiegeln somit alle wichtigen sozialen Aspekte des Unternehmens wider. Verhaltensregeln und Arbeitsrichtlinien organisieren das harmonische Miteinander im Team.

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Intranet erstellen: Fazit

Alles relevanten Inhalte sollten auf der interaktiven Oberfläche des Intranets zusammengeführt werden. Diese ist im Idealfall individuell auf den Mitarbeiter zugeschnitten. Dabei gibt es jedoch keine einheitliche Vorlage für das perfekte Intranet. Jedes Unternehmen muss individuell bestimmen, welchen Zweck das Intranet erfüllen soll und welche Ziele es zu erreichen gilt.

Fest steht: Das Intranet ist der zentrale Anlaufpunkt für das Teilen von Informationen, dem Austausch von Wissen und der produktiven Zusammenarbeit. Smartes, effizientes Arbeiten mit intuitiven Tools wird ebenso geschätzt, wie der Zugang zu wichtigen Informationen. Die Bedürfnisse der Nutzer beim Aufbau eines Portals zu berücksichtigen ist daher Pflicht für zufriedene Mitarbeiter und ein Portal, das gerne genutzt wird.

Wie ein Intranet aussehen könnte, erfahren Sie einer kostenlosen Demo:

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