Collaboration, Social, Mobile oder Publishing? Welches Intranet ist das Richtige?

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Spätestens seit der Pandemie in aller Munde: „New Work“.

Doch welche Tools müssen Mitarbeitern für ihren digitalen Arbeitsplatz an die Hand gegeben werden und können diese wirklich die Zusammenarbeit erleichtern, vielleicht sogar revolutionieren?

Wie die gesamte Arbeitswelt, haben sich auch die Anforderungen an ein Intranet in den letzten Jahren massiv geändert. Früher waren klassische Intranetlösungen, sogenannte Publishing Intranets, die Norm. Sie wurden aus der Erweiterung bereits bestehender Websites entwickelt, um statische Inhalte intern verfügbar zu machen. Im Wesentlichen sollte Mitarbeitern dadurch schnell und einfach wichtige Dokumente und Informationen bereitgestellt werden. Hier wurde vor allem der Ansatz „Less-to-many“ praktiziert. Wirft man einen genaueren Blick auf die Classic-Intranet-Lösung von Microsoft, so findet man hier die klassische SharePoint Benutzeroberfläche, welche On-Premise sowie auch in Microsoft 365 angeboten wird.  

Heute liegt der Fokus mehr denn je auf der Employee Experience und deren Engagement. Newsroom-Konzepte, die dezentrales Ausspielen von Informationen ermöglichen, werden immer beliebter. Ein klassisches Intranet kann zwar im ersten Schritt diese Anforderungen erfüllen, jedoch sind hier Integrationsmöglichkeiten in Collaboration-Plattformen und externe Kanäle wie LinkedIn oder Facebook begrenzt. Aus diesem Grund bewegt sich der Trend klar in Richtung Collaboration und Social Intranet, welche zudem mobil abrufbar sein müssen.

Eine McKinsey Studie fand heraus, dass der Einsatz von Intranet-Tools im Unternehmen die Arbeitsweise grundlegend verändert und auch positive Auswirkungen auf die Unternehmenskultur hat. Die Studienteilnehmer benennen drei wesentliche Veränderungen. Die neuen Tools ermöglichen eine offene und umfassendere Kommunikation, die über Abteilungs- und sogar Unternehmensgrenzen hinweg stattfindet. Hierarchien scheinen ebenfalls an Bedeutung zu verlieren. Zudem können Teams schneller und eigenständiger organisiert werden, was zu einer erhöhten Einsatzbereitschaft führt. 93 % Prozent aller Befragten gaben an, dass ihr Unternehmen mindestens eine Intranet-Technologie nutzt.

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Welche Unterschiede bestehen zwischen den verschiedenen Intranet-Typen und was sind ihre Stärken?

Beginnen wir mit dem Klassiker, dem Publishing Intranet. Dieses ist ein zentrales Informationsportal, welche die relevanten unternehmensspezifischen Informationen digital zur Verfügung stellt. Hier können Informationen, wie Arbeitsanweisungen, Unternehmenshandbücher, News oder Veranstaltungen veröffentlicht werden. Diese Art des Intranets ist besonders geeignet, um Informationen bereitzustellen, die alle Mitarbeiter im Unternehmen betreffen und zentral zugänglich sein müssen. Das Publishing Intranet ermöglicht den Mitarbeitern lediglich den Konsum (Kommentieren und Liken) von Informationen. Es gibt nur wenige Redakteure, die Informationen für eine große Leserschaft erstellen.

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Kommen wir zum Collaboration Intranet. Wie der Name bereits verrät, liegt der Fokus hier in der Zusammenarbeit innerhalb einer Organisation. Es ist eine unternehmensinterne Plattform, die speziell die Kommunikation, den Wissensaustausch und die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen und Teams erleichtern soll. Durch die Integration von Funktionen wie Echtzeit-Chats, Dokumentenfreigabe, Projektmanagementtools und Kalendern können Mitarbeiter digital zusammenarbeiten, Ideen teilen und Aufgaben koordinieren.

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Das Social Intranet hingegen ist auf Interaktion und Vernetzung spezialisiert und ermöglicht die einfache Erstellung von statischen Inhalten. Sie bieten auch Funktionen für Interaktion und Integration sowie Newsroom-Funktionen zur zentralen Planung und Verteilung von Inhalten. Social-Funktionen wie Liken, Kommentieren und Teilen sind mittlerweile Grundfunktionen, die in den meisten Social Intranet Plattformen vorhanden sind.

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Mobile First. Mobile Intranets werden als Apps betrachtet, die eine Collaboration-Plattform oder ein Social Intranet um den mobilen Faktor erweitern. Sie können schnell umgesetzt werden und erreichen alle Mitarbeiter über ihre privaten mobilen Endgeräte. Der Hauptvorteil liegt in der flexiblen Zugänglichkeit und dem einfachen Informationsaustausch über mobile Geräte wie Smartphones oder Tablets. Mitarbeiter können jederzeit und von jedem Ort aus auf unternehmensinterne Informationen zugreifen. Dies ist auch für jene möglich, die in der Produktion und Fertigung arbeiten (Blue Collar Worker) und somit keinen festen PC-Arbeitsplatz besitzen. Über mobile Endgeräte können unabhängig vom Arbeitsplatz, unternehmensinterne Informationen abgerufen werden. Durch die Intranet Mobile App können Mitarbeiter auch unterwegs auf Dokumente, Teamkommunikation, Kalender, Unternehmensnachrichten und andere relevante Informationen zugreifen. Dies fördert die Produktivität, die Zusammenarbeit und die Reaktionsfähigkeit, insbesondere in einer zunehmend vernetzten und flexiblen Arbeitswelt.

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Welche Vorteile bringt ein Intranet?

1. Informationsaustausch: Zentrale Plattform für Unternehmensnachrichten, Ankündigungen und Richtlinien.
2. Zusammenarbeit: Effiziente Teamarbeit durch gemeinsame Dokumentenablage, Projektmanagement-Tools und Instant Messaging.
3. Wissensmanagement: Zentrale Speicherung von Unternehmenswissen, Schulungsmaterialien und Ressourcen.
4. Unternehmenskultur & Engagement: Fördert die Unternehmenskultur, ermöglicht Ideenaustausch und stärkt das Mitarbeiterengagement.
5. Self-Service: Ermöglicht den Mitarbeitern den Zugriff auf Ressourcen mit Self-Service-Optionen wie Beantragung von Urlaub oder Schulungsanmeldung.

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Welches Intranet ist das richtige für Ihr Unternehmen? 

Die Vorteile, die ein Collaboration-, Social- oder Publishing Intranet Unternehmen und Mitarbeitern bietet, sind geklärt. Nun geht es daran, das richtige Tool auszuwählen.

Unternehmen sind so individuell wie deren Mitarbeiter, daher sollte die Intranet-Strategie entsprechend den Anforderungen angepasst werden. Ob der Fokus nun im "Socializing", der virtuellen Zusammenarbeit oder in der Informationsverbreitung besteht, liegt im Ermessen des jeweiligen Unternehmens. Die zunehmende Digitalisierung und die steigende Nachfrage der Mitarbeiter nach digitalen Arbeitsumgebungen fordern, dass das Management die Einführung von modernen Informations- und Zusammenarbeitsplattformen unterstützt.  

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Um für die Auswahl und Implementierung eines Intranets zu begeistern, sollten folgende Schritte geklärt werden:

• Bedarfsanalyse: Das Management sollte die Anforderungen und Ziele des Intranets, basierend auf Unternehmenskultur und Bedürfnisse der Mitarbeiter, definieren.
• Entscheidungsträger involvieren: Schlüsselpersonen im Management sollten in die Auswahl des Intranets einbezogen werden, da sie die Perspektive des Unternehmens am besten verstehen und die Entscheidung beeinflussen können.
• Evaluation und Demo: Das Management sollte die verschiedenen Intranet-Optionen evaluieren und bei Bedarf Demos von potenziellen Lösungen anfordern, um die Funktionalitäten und Benutzeroberflächen besser zu verstehen.
• Budget und Ressourcen: Das Management muss das Budget und die erforderlichen Ressourcen für die Implementierung des Intranets festlegen und sicherstellen, dass die ausgewählte Lösung den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht.
• Mitarbeiter während der Einführung einbeziehen: Die Einführung eines neuen Intranets kann eine Veränderung für die Mitarbeiter darstellen. Daher ist es wichtig, sie frühzeitig einzubeziehen und die Vorteile der neuen Lösung zu kommunizieren.
• Schulungen und Workshops: Bieten Sie den Mitarbeitern Schulungen und Workshops an, um sie mit den Funktionen und Möglichkeiten des neuen Intranets vertraut zu machen und mögliche Bedenken zu klären.
• Feedback sammeln: Fordern Sie kontinuierlich Feedback von den Mitarbeitern ein, um mögliche Schwachstellen zu identifizieren und das Intranet entsprechend zu optimieren.
• Frühzeitige Kommunikation: Informieren Sie die Mitarbeiter frühzeitig über die Einführung des Intranets, die Vorteile und wie es die tägliche Arbeit verbessern kann.

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Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf, um mehr zu erfahren, wie wir Sie bei der Implementierung eines Intranets unterstützen können. Wir beraten Sie gerne zu den verschiedenen Intranet-Optionen, die Ihren Anforderungen entsprechen und Ihnen dabei helfen, eine moderne, kollaborative und vernetzte Arbeitsumgebung zu schaffen.

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