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Was ist Prozessdigitalisierung?
Der Begriff Prozessdigitalisierung bezeichnet unterschiedliche Technologien, die Unternehmen bei der Optimierung von Prozessen und Workflows helfen. Welche Methode die Richtige ist, hängt von Einsatzzweck, Komplexität und Zielstellung ab.
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Welche Tools eignen sich dafür?
Digitale Kompetenzen zu entwickeln, braucht Zeit und kann ohne einen verlässlichen Partner kaum gelingen. Zunächst sollten Sie sich mit den am Markt vorhandenen Tools vertraut machen, um die optimale Lösung für Ihre Anforderung zu finden.
Sie stehen noch ganz am Anfang Ihrer digitalen Reise?
In diesem Fall beraten wir Sie gerne ausführlich vorab und erklären Ihnen Schritt-für-Schritt den Weg zu optimierten Prozessen und automatisierten Workflows. Besonders geeignet ist das Microsoft Tool „Power Automate“, welches Teil des M365-Pakets ist und sich nahtlos in Ihre bestehende Microsoft-Systemlandschaft einfügt. Power Automate von Microsoft automatisiert wiederholende, manuelle und zeitintensive Aufgaben (z.B. die Ablage von Dateien oder das Versenden von E-Mails). Somit bleibt mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben.
Sie wissen bereits, welche Prozesse Sie automatisieren möchten?
Wir unterstützen Sie gerne bei der Auswahl der Modellierung und der anschließenden Automatisierung. Für besonders komplexe Prozesse eignet sich das leistungsstarke BPM-Tool von FireStart.
Was ist BPM überhaupt? BPM steht für Business Process Management. Mittels BPM werden komplexe Geschäftsprozesse, etwa Purchase-to-Pay-Prozesse oder Vertrags- und Beschaffungsprozesse, modelliert, optimiert, gesteuert und analysiert.
Zu den Leistungen von FireStart zählen unter anderem:
- Langlebigkeit von Prozessen dank Process Governance und Change-Management
- Prozesse mittels verschiedener Standards wie BPM dokumentieren und für Audits bereitstellen
- Benutzerfreundliche und schnelle Erstellung von Prozessen per Drag-and-Drop
- Erstellen von leistungsstarken Workflows
- Anfallende Aufgaben und Formulare direkt im Mail-Postfach bearbeiten
Was sind die Vorteile?
- Erhöhen Sie Transparenz und Produktivität in Ihrem Unternehmen
- Erstellen Sie Prozessanalysen in Echtzeit
- Arbeiten Sie mit übersichtlichen Formularen und Workflows, ganz ohne Programmierkenntnisse
- Senken Sie langfristig Ihre Kosten
- Verknüpfen Sie verschiedene Systeme
- Automatisieren und beschleunigen Sie Ihre Geschäftsprozesse
- Legen Sie Ihre internen Schwachstellen im Unternehmen offen und beseitigen Sie diese
Wie läuft der Einführungsprozess ab?
Sie fragen sich nun, wie die Einführung einer BPM-Lösung in Ihrem Unternehmen ablaufen könnte?
Schritt #1: Prozesse abbilden
Sie entscheiden selbst, welche Prozesse Sie mit BPM optimieren möchten. Ausgehend von den definierten Zielen, passen wir unsere Leistungen auch individuell an Ihre Bedürfnisse an.
Schritt #2: Prozesse automatisieren
Wir verwenden Flussdiagramme, um das gesamte BPM-Projekt zu visualisieren. So erhalten Sie ein besseres Verständnis aller Prozesse in Ihrem Unternehmen.
Schritt #3: Prozesse steuern
Mit BPM können Sie den Prozess nicht nur im Detail verstehen, sondern den Prozess mit intelligenten Automatisierungstools unseres Partners FireStart auch einfach steuern und ausführen. Dies schafft maximale Flexibilität, da der Prozess bei Bedarf einfach geändert und an zentraler Stelle beschleunigt werden kann.
Schritt #4: Prozesse analysieren
Digitalisierung und Modellierung? Großartig. Aber am Ende des Tages sind ineffiziente digitale Prozesse immer noch eines: Ineffizient. Daher ist die Prozessanalyse ein wichtiger Bestandteil des betrieblichen Projektmanagements. Als BPM-Dienstleister ermöglichen wir es Ihnen, Arbeitsabläufe in Echtzeit auszuwerten und kritische Prozessdaten zu analysieren, um wertvolle Einblicke in die Prozessleistung zu gewinnen.
Use Case "Process automation solutions"
Für ein österreichisches Energieunternehmen wurden verschiedene Freigabeprozesse digitalisiert. Die Ausgangssituation sah wie folgt aus: Digitale Akten wie Angebote, Verträge, Notariatsdokumente, Budgetänderungsanträge uvm. wurden ausgedruckt und per Hauspost verschickt. Papieransammlungen stapelten sich auf den Bürotischen verschiedener Entscheider und blieben dort auch über Wochen liegen, vor allem, wenn der Entscheider gerade im Urlaub war.
Was haben wir umgesetzt?
Zahlreiche Einzelprozesse wurden im Projekt konsolidiert, in einen generischen Workflow überführt und umgesetzt. Sonderfälle und Unternehmensrichtlinien wurden ebenfalls berücksichtigt und abgebildet. Es wurden verschiedene Arten der Freigabe implementiert, von der einfachen Bestätigung einer digitalen Aufgabe über digitale Signatur bis hin zur mehrstufigen Freigabe über die Rechtsabteilung. Unser Kunde hatte 100 derartiger Prozesse pro Monat, was für jeden einzelnen Mitarbeiter viel Arbeitszeit bedeutete.
Mit Hilfe von der Prozessdigitalisierung sowie Automatisierung konnte die durchschnittliche Durchlaufzeit von 30 Tagen auf nur 4 Tage reduziert werden.
Process Consulting mit Digital Experts
Mit über 20 Jahren Erfahrung blicken wir auf viele erfolgreiche Digitalisierungsprojekte zurück.
Wir fangen immer dort an, wo sich Ihr Unternehmen gerade befindet: Dies kann ganz am Anfang Ihrer Digitalisierung sein oder vielleicht stecken Sie schon mittendrin und sind auf der Suche nach einem kompetenten Dienstleister für Ihr Projekt. Um stets mit unseren Kunden in Verbindung zu sein, setzen wir auf wöchentliche Feedback-Calls und agile Teilprojekte.
