Ab 2025 wird die Pflicht zur E-Rechnung in Deutschland, aber auch in anderen EU-Ländern, weiter verschärft. Diese Entwicklung wird Unternehmen vor neue Herausforderungen stellen, da die Digitalisierung der Rechnungsprozesse neue Anforderungen mit sich bringt. Doch was bedeutet das konkret für die Praxis, und wie können Unternehmen sich darauf vorbereiten? In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige zur E-Rechnungspflicht, den verschiedenen Formaten und den praktischen Vorteilen für Unternehmen.
Seit 1.1.2025: Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen
Seit dem 1.1.2025 müssen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das bedeutet nicht unbedingt, dass sie auch selbst E-Rechnungen versenden müssen, aber die Fähigkeit zum Empfang zur Pflicht. In der Praxis könnte es ausreichen, eine zentrale E-Mail-Adresse wie beispielsweise rechnungen@firma.de einzurichten, um alle eingehenden E-Rechnungen automatisch zu empfangen. Ein wichtiger Aspekt dabei: Große Kunden, vor allem im öffentlichen Sektor, werden Unternehmen zunehmend dazu auffordern, ihre Rechnungen im elektronischen Format zu empfangen. Das bedeutet, dass sie den Lieferanten ein bestimmtes Format vorschreiben, das der Empfänger dann in sein System integrieren muss.
Versand von E-Rechnungen: Ein gestaffelter Start
Auch der Versand von E-Rechnungen wird ab 2025 verpflichtend, jedoch nicht für alle Unternehmen gleichermaßen. Die Pflicht zum Versenden von E-Rechnungen wird nach Umsatz gestaffelt: Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen ihre Rechnungen ab 2025 elektronisch versenden.
Ab 2028 wird diese Pflicht für alle Unternehmen gelten – unabhängig vom Umsatz. Dann müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu versenden, und PDF-Rechnungen gehören endgültig der Vergangenheit an.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die in einem strukturierten Format übermittelt wird. Es handelt sich nicht um ein einfaches PDF-Dokument, sondern um eine Datei, die maschinenlesbar ist und von Software-Systemen direkt verarbeitet werden kann. Die bekannteste Form der E-Rechnung in Deutschland ist die XRechnung. Diese Datei enthält alle relevanten Informationen in einem strukturierten XML-Format, das von verschiedenen Systemen automatisch ausgelesen werden kann.
Formate der E-Rechnung
Es gibt verschiedene Formate für elektronische Rechnungen, die je nach Land unterschiedlichen Standards unterliegen. Im privaten Sektor existieren diverse Formate, wie zum Beispiel das ZUGFeRD-Format, das insbesondere im B2B-Bereich weit verbreitet ist. Es vereint eine maschinenlesbare Komponente gemäß EU-Norm mit einer visuell erfassbaren PDF-Darstellung.
Eine der wichtigsten Änderungen wird der vollständige Verzicht auf PDFs zwischen Unternehmen sein. Der elektronische Rechnungsversand wird standardisiert und muss über maschinenlesbare Formate erfolgen, sodass Unternehmen ihre Rechnungen ohne manuelle Eingabe oder Übertragung in andere Systeme verarbeiten können. Dies betrifft sowohl den Empfang als auch den Versand von Rechnungen.
Für den Versand und Empfang von E-Rechnungen gibt es spezielle Softwarelösungen, die diese Formate lesen und verarbeiten können. Im Gegensatz zu PDF-Rechnungen, die manuell eingetippt oder gescannt werden müssen, können E-Rechnungen automatisch ausgelesen und weiterverarbeitet werden. Das spart Zeit und reduziert Fehlerquellen.
Diese Vorteile bringt die E-Rechnung
- Sicherheit: E-Rechnungen können nicht einfach bearbeitet oder manipuliert werden, was sie zu einer sicheren Methode für die Rechnungsstellung macht. Das Risiko von Fälschungen wird minimiert, da die Daten in einem strukturierten und standardisierten Format vorliegen.
- Schnelligkeit: Die Verarbeitung von E-Rechnungen ist deutlich schneller als bei herkömmlichen Papierrechnungen oder PDF-Dokumenten. Sie werden direkt in die Buchhaltungssoftware integriert, ohne dass manuelle Eingaben erforderlich sind.
- Automatisierung: Unternehmen müssen keine Rechnungsdaten mehr manuell erfassen. Die XRechnung wird direkt in das Buchhaltungssystem importiert und verarbeitet, was den gesamten Rechnungsprozess erheblich vereinfacht.
Die EU-Richtlinie zur E-Rechnung: Unterschiede zwischen den Ländern
Die E-Rechnungspflicht basiert auf einer EU-Richtlinie, doch jedes Land hat eigene Vorgaben und Fristen. In Deutschland und Österreich zum Beispiel gibt es spezifische Regelungen, die Unternehmen betreffen. Während die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen in Deutschland ab 2025 gilt, sind auch in anderen Ländern ähnliche Regelungen geplant oder bereits in Kraft. Unternehmen, die international tätig sind, müssen sich daher auf die jeweiligen nationalen Vorgaben einstellen und ihre Systeme entsprechend anpassen.
Wie Unternehmen sich vorbereiten können
Unternehmen, die die E-Rechnungspflicht erfüllen wollen, müssen ihre internen Systeme auf den neuesten Stand bringen. Dazu gehört nicht nur die Integration der entsprechenden Software zur Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen, sondern auch die Schulung der Mitarbeiter und die Anpassung der internen Prozesse.
Für Unternehmen, die Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) oder Microsoft Dynamics NAV nutzen, bedeutet dies möglicherweise eine Anpassung der Systemlandschaft. Da BC und NAV in vielen Unternehmen bereits als Buchhaltungssysteme genutzt werden, sollten Unternehmen prüfen, wie sie die E-Rechnung in ihre bestehende Infrastruktur integrieren können. In einigen Fällen könnte es sinnvoll sein, die E-Rechnungslösungen direkt in BC zu integrieren und den Vertrieb und das CRM so zu positionieren, dass sie den neuen Anforderungen gerecht werden.
Für CRM- und Sales-Abteilungen könnte dies eine Chance sein, ihre Angebote zu erweitern und die Integration von BC mit E-Rechnungsfunktionen zu prüfen. Eine enge Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen kann helfen, neue Dienstleistungen und Lösungen zu entwickeln, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Die E-Rechnungspflicht als Chance für Unternehmen
Die Einführung der E-Rechnungspflicht stellt Unternehmen vor Herausforderungen, bietet aber auch zahlreiche Chancen. Durch den Umstieg auf E-Rechnungen können Unternehmen ihre Rechnungsprozesse automatisieren, die Fehlerquote senken und von einer höheren Effizienz profitieren. Es ist entscheidend, frühzeitig die notwendigen Schritte zu unternehmen, um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen und von den Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren. Für Unternehmen, die sich auf die neuen Regelungen vorbereiten, bedeutet dies nicht nur eine Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben, sondern auch einen Wettbewerbsvorteil durch modernisierte Prozesse und einen zukunftssicheren Umgang mit Rechnungsdaten. Sie brauchen Unterstützung? Wir beraten Sie gerne in einem unverbindlichen Gespräch.
