Die Einführung eines ERP-Systems erfordert nicht nur technologische Anpassungen, sondern auch ein engagiertes und gut aufgestelltes Team. Die Fraunhofer-Studie zur ERP-Implementierung betont dabei insbesondere drei wesentliche Erfolgsfaktoren:
Standardisierung statt Individualisierung: Unternehmensprozesse sollten sich möglichst an die bestehenden ERP-Standards anpassen, anstatt auf umfassendes Customizing zu setzen. Dies reduziert Komplexität, Kosten und spätere Wartungsaufwände.
Engagement der Geschäftsführung: Der Erfolg einer ERP-Einführung hängt maßgeblich von der aktiven Unterstützung und klaren Kommunikation seitens der Unternehmensleitung ab. Die Geschäftsführung muss das Projekt nicht nur befürworten, sondern aktiv vorantreiben und den Mitarbeitenden die strategische Bedeutung verdeutlichen.
Herausfordernder Transformationsprozess: Die Einführung eines ERP-Systems ist eine tiefgreifende Veränderung, die mit hohen Investitionen, Widerständen und Anpassungsschwierigkeiten verbunden sein kann. Ein professionelles Change Management ist essenziell, um Akzeptanz zu schaffen und Hindernisse frühzeitig abzubauen.
Quelle: Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO (2019): Erfolgsfaktoren bei der ERP-Einführung. Stuttgart
Die Einführung eines ERP-Systems wie Dynamics 365 Business Central ist ein anspruchsvolles Vorhaben, das nicht nur technisches Fachwissen, sondern vor allem auch die richtige Teamzusammensetzung erfordert. Eine gut durchdachte und abgestimmte Teamstruktur ist entscheidend dafür, ob das Projekt erfolgreich verläuft oder ins Stocken gerät. Aber welche Rollen sind wirklich notwendig, um eine ERP-Einführung optimal umzusetzen? In diesem Beitrag beleuchten wir die wichtigsten Rollen und geben Ihnen konkrete Tipps, worauf Sie bei der Auswahl des richtigen Personenkreises achten sollten. Denn, ein optimal zusammengestelltes Team kann die Erfolgswahrscheinlichkeit Ihrer ERP-Einführung deutlich erhöhen.
1. Das Rückgrat des Projekts: Die Projektleitung
Die Projektleitung ist das zentrale Bindeglied zwischen den verschiedenen Interessengruppen und steuert das ERP-Projekt auf operativer Ebene. Diese Rolle umfasst die Überwachung von Zielen, Budgets und Zeitplänen. Eine wichtige Aufgabe ist die enge Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter sowie die regelmäßige Abstimmung mit der Geschäftsleitung und anderen Stakeholdern.
Diese Eigenschaften sollte die Projektleitung mitbringen:
- Hohe Fachkompetenz und Erfahrung im Projektmanagement
- Ausgeprägte Führungskompetenzen und die Fähigkeit, Konflikte zu lösen
- Empathie und Verhandlungsgeschick, um zwischen verschiedenen Interessen zu vermitteln
- Rückhalt der Geschäftsleitung und Entscheidungsbefugnisse, um das Projekt zügig voranzutreiben
2. Brücke zwischen Abteilungen und Technik: Die Key User
Key User sind unerlässlich für den Erfolg der ERP-Einführung. Sie dienen als Vertreter der Fachabteilungen und stellen sicher, dass die Anforderungen des Tagesgeschäfts berücksichtigt werden. Von der Definition der Anforderungen bis hin zur Schulung der Endanwender spielen sie eine Schlüsselrolle. Daher ist es entscheidend, frühzeitig die richtigen Key User in den Geschäftsbereichen zu identifizieren. Diese fungieren als zentrale Schnittstelle zwischen Fachabteilungen und IT und übersetzen komplexe Geschäftsprozesse in softwarebasierte Abläufe.
Da die ERP-Einführung tiefgreifende Veränderungen in der Ablauf- und Aufbauorganisation mit sich bringt, sind Widerstände unausweichlich. Key User helfen dabei, diese zu minimieren, indem sie als Multiplikatoren für Akzeptanz und Wissenstransfer im Unternehmen wirken. Um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten, kommt der Planung umfassender Schulungsmaßnahmen eine hohe Bedeutung zu, damit das neue System seinen vollen Nutzen entfalten kann.
Auf welche Eigenschaften Sie bei der Wahl der Key User achten sollten
- Tiefes Verständnis der jeweiligen Fachabteilung und deren Prozesse
- Fähigkeit, komplexe Abläufe in softwarebasierte Prozesse zu übersetzen und als Anforderung zu formulieren
- Gute Kommunikationsfähigkeiten, um Kollegen zu schulen und bei Problemen zu helfen
- Lösungsorientiertes Denken und die Fähigkeit, zwischen operativen Bedürfnissen und technischen Anforderungen zu vermitteln
- Interesse an der Prüfung und Freigabe von Spezifikation sowie am Testen von ausgelieferten Lösungen
Es kann sinnvoll sein, mehrere Key User aus verschiedenen Abteilungen zu benennen, um die Vielfalt der Prozesse und Anforderungen im Unternehmen besser abzubilden.
3. Fachwissen punktuell einbringen: Entscheider aus den Abteilungen
Neben der Projektleitung und den Key Usern können bei speziellen Fragestellungen Experten aus den Fachabteilungen hinzugezogen werden, um detaillierte Kenntnisse einzubringen. Diese Entscheider bringen ihre Expertise beispielsweise aus Vertrieb, Produktion oder Finanzwesen ein, um bestimmte Anforderungen zu definieren oder Probleme zu lösen.
Warum sind Entscheider aus den Fachabteilungen wichtig?
- Sie liefern spezialisierte Einblicke in Abteilungsprozesse
- Sie helfen bei der Lösung spezifischer Probleme und der Entscheidungsfindung in ihrem Fachgebiet
4. Technische Unterstützung: Die IT-Abteilung
Obwohl eine ERP-Einführung weit mehr als nur ein IT-Projekt ist, spielt die IT-Abteilung eine wichtige Rolle. Sie sorgt für die technische Infrastruktur, betreut die Systemkonfiguration und sorgt für die Integration des ERP-Systems in die bestehende IT-Landschaft.
Aufgaben der IT-Abteilung im ERP-Projekt:
- Mitwirkung bei der Definition der technischen Anforderungen
- Unterstützung und Prüfung der Datenmigration
- Unterstützung beim Aufbau und der Konfiguration des Rechenzentrums oder der Cloud-Umgebung
Die IT-Abteilung arbeitet eng mit dem ERP-Anbieter zusammen, um technische Herausforderungen zu bewältigen und das System optimal zu integrieren.
5. Unterstützung im Tagesgeschäft: Anwendungsbetreuer
Die Anwendungsbetreuer übernehmen nach der Einführung des ERP-Systems eine wichtige Rolle im First-Level-Support. Sie lösen kleinere Probleme eigenständig und entlasten damit die IT-Abteilung sowie externe Berater.
Wichtige Fähigkeiten eines Anwendungsbetreuers:
- Grundlegendes technisches Verständnis des ERP-Systems
- Die Fähigkeit, häufige Nutzerprobleme schnell zu identifizieren und zu beheben
- Kommunikationsfähigkeit, um mit den Endnutzern klar und verständlich zu arbeiten
- Interesse in der strukturierten Ticketerstellung und Nachverfolgung beim ERP-Partner
- Fähigkeit und Motivation, Anforderungen aufzunehmen, Spezifikationen zu prüfen sowie die Ergebnisse der Umsetzung zu testen
Oft werden Anwendungsbetreuer aus den Reihen der Key User rekrutiert, da diese bereits umfassendes Wissen über das System besitzen.
6. Die Rolle der Geschäftsleitung: Symbolische Unterstützung und strategische Entscheidungen
Die Geschäftsleitung spielt eine Schlüsselrolle bei der ERP-Einführung. Diese sollte hinter dem Projekt stehen und symbolisch wie praktisch signalisieren, dass das ERP-Projekt Priorität hat. Wenn die Zeit es zulässt, kann die Geschäftsführung ebenso als Projektleitung fungieren. Dies hat den Vorteil, dass Entscheidungen direkt getroffen werden können und die Implementierungsdauer verkürzt wird.
Aufgaben der Geschäftsleitung im ERP-Projekt:
- Bereitstellung der notwendigen Ressourcen und Unterstützung für das Projektteam
- Strategischer Entscheidungsträger bei großen Meilensteinen oder Konflikten
- Funktion der Projektleitung möglich
7. Externe Expertise: ERP-Berater
Ein ERP-Berater bringt nicht nur technisches Wissen mit, sondern hat durch die Erfahrung aus vielen anderen ERP-Projekten wertvolle Best Practices im Gepäck. Er unterstützt sowohl bei der technischen Implementierung als auch bei der Prozessoptimierung und begleitet das Unternehmen im Change Management. Die Einführung einer neuen ERP-Lösung bietet die Möglichkeit, historisch entstandene Prozesse zu prüfen und gegebenenfalls anzupassen.
Vorteile der Zusammenarbeit mit einer externen ERP-Beratung:
- Langjährige Erfahrung und bewährte Lösungsansätze aus früheren branchenübergreifenden Projekten
- Externe Perspektive, die hilft, bestehende Prozesse an die Logik der ERP-Lösung anzupassen, um typische Fallstricke zu vermeiden
- Unterstützung bei der Prozessoptimierung und der Gestaltung von Change-Management-Maßnahmen
- Umfassendes und aktuelles Wissen über die Standardfunktionalitäten des Systems sowie über bereits auf dem Markt verfügbare Erweiterungen
Fazit: Eine ausgewogene Teamzusammensetzung ist der Schlüssel zum Erfolg
Ein erfolgreiches ERP-Projekt erfordert mehr als nur technische Planung. Die richtige Mischung aus Fachkompetenz, Erfahrung und Teamdynamik ist entscheidend für den Projekterfolg. Es ist wichtig, dass alle notwendigen Perspektiven – von der operativen Ebene über die Technik bis hin zur strategischen Leitung – im Projektteam vertreten sind. Zudem müssen die Teammitglieder gut miteinander harmonieren und produktiv zusammenarbeiten, um das Projekt reibungslos durchzuführen.
Mit einer sorgfältigen Teamzusammensetzung können Sie sicherstellen, dass Ihr ERP-Projekt alle Anforderungen erfüllt und termingerecht abgeschlossen wird.
