Künstliche Intelligenz ist längst mehr als ein Zukunftsversprechen – sie hat ihren Weg in den Unternehmensalltag gefunden. Richtig eingesetzt, entlastet sie Mitarbeiter, reduziert Fehlerquellen und beschleunigt Prozesse drastisch. Doch der Mehrwert zeigt sich nicht in abstrakten Konzepten, sondern in konkreten Anwendungsfällen.
In diesem Beitrag stellen wir drei Praxisbeispiele vor, die zeigen, wie KI echte Effizienzgewinne ermöglicht:
- Beschleunigte Erstellung von Angeboten (RFPs) durch intelligente Textanalyse und automatisierte Entwürfe
- Schnellere Bearbeitung von Kundenanfragen dank automatischer E-Mail-Analyse und ERP-Integration
- Rechtssichere Betriebsanweisungen in Minuten mithilfe KI-gestützter Dokumentenauswertung
Use Case 1: Vom E-Mail-Chaos zum strukturierten Auftrag – Anfragen 80 % schneller bearbeiten
In vielen Unternehmen stapeln sich täglich Kunden-E-Mails, Anfragen gehen unter oder werden verzögert bearbeitet. Dies führt nicht nur zu Frustration bei Kunden, sondern bindet auch wertvolle Ressourcen der Mitarbeiter. Die Lösung: Künstliche Intelligenz (KI) für die automatisierte Bearbeitung von E-Mails.
Unser Ansatz kombiniert KI-gestützte Datenextraktion mit menschlicher Kontrolle. Das KI-Modul analysiert eingehende E-Mails, identifiziert relevante Informationen, z. B. Kundendaten, Artikelnummern, Mengenangaben oder Terminwünsche und strukturiert diese automatisch. Die freigegebenen Daten werden anschließend direkt ins ERP-System übertragen, wodurch der Workflow sofort gestartet wird. Ein Mitarbeiter prüft die KI-Extraktion und stellt so sicher, dass die Informationen korrekt und vollständig sind.
Vorteile
- Anfragen können bis zu 80 % schneller bearbeitet werden.
- Mitarbeiter werden entlastet und können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren.
- Fehler durch unstrukturierte Daten werden minimiert.
- Integration ins ERP-System sorgt für konsistente Daten und transparente Prozesse.
Dieser Ansatz zeigt, wie KI Routineaufgaben effizient automatisiert, die Qualität erhöht und die Bearbeitungszeit drastisch reduziert. Unternehmen profitieren nicht nur von höherer Produktivität, sondern verbessern gleichzeitig die Kundenzufriedenheit.
Use Case 2: Vom Sicherheitsdatenblatt zur Betriebsanweisung – Rechtssicherheit in 5 statt 45 Minuten
Die Erstellung von Betriebsanweisungen aus Sicherheitsdatenblättern (SDB) ist zeitaufwendig und fehleranfällig. In vielen Unternehmen dauert der Prozess bisher 45 Minuten oder länger pro Dokument – Zeit, die besser in wertschöpfende Tätigkeiten investiert werden könnte.
Mit KI-gestützten Analysemodellen lässt sich dieser Prozess massiv beschleunigen. Das eingesetzte Large Language Model (LLM) analysiert das mehrseitige SDB, extrahiert alle relevanten Sicherheitsinformationen und erstellt automatisch einen Entwurf der Betriebsanweisung in einem vorgegebenen Template. Sicherheitsbeauftragte prüfen den Entwurf anschließend in einer geteilten Ansicht von Original-PDF und Betriebsanweisung, können Anpassungen vornehmen und den Entwurf freigeben.
Vorteile
- Rechtssichere Betriebsanweisungen in nur 5 Minuten statt 45 Minuten.
- Automatisierung repetitiver Aufgaben spart Zeit und reduziert Fehler.
- Mitarbeiter können sich auf Aufgaben konzentrieren, die menschliche Expertise erfordern.
- Einheitliche Templates gewährleisten konsistente und nachvollziehbare Dokumentation.
Unternehmen profitieren von schnelleren Abläufen, höherer Rechtssicherheit und gesteigerter Effizienz. Gleichzeitig unterstützt KI nicht nur im Tagesgeschäft, sondern stärkt auch das Compliance-Management als strategische Ressource.
Use Case 3: Effizienzsteigerung bei RFPs – Zeit- und Qualitätsboost durch KI
Die Bearbeitung von RFPs (Requests for Proposal) ist in vielen Unternehmen ein komplexer und zeitaufwendiger Prozess. Häufig müssen hunderte Seiten manuell analysiert werden, um Anforderungen, Fristen und Schlüsselbegriffe zu identifizieren. Dazu kommt die Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen wie Vertrieb, Produktmanagement und Recht. Fehler oder veraltete Informationen können teuer werden.
Mit KI lassen sich diese Prozesse deutlich effizienter gestalten
- RFP-Import und Analyse: Die KI analysiert automatisch komplexe RFP-Dokumente, extrahiert Anforderungen, Fristen und Schlüsselbegriffe.
- Automatisierte Zuweisung: Relevante Fachexperten werden direkt zu den passenden Fragen zugewiesen und bearbeiten Antworten in Echtzeit.
- Erstentwurf durch KI: Basierend auf einer Wissensdatenbank vergangener erfolgreicher Angebote erstellt die KI einen ersten Entwurf der Antworten.
- Überprüfung & Compliance: Automatische Konformitätsprüfungen stellen sicher, dass alle Anforderungen erfüllt werden.
- Export & Abgabe: Fertige Angebote werden im Original- oder benutzerdefinierten Format exportiert und können direkt eingereicht werden.
Ergebnisse
- Deutlich kürzere Bearbeitungszeiten.
- Minimiertes Fehlerpotenzial und höhere Qualität.
- Effiziente Zusammenarbeit zwischen Abteilungen.
- Ressourcenersparnis und Wettbewerbsvorteil durch schnellere Angebotserstellung.
Dieses Beispiel zeigt, wie KI repetitive Aufgaben automatisiert, die Qualität erhöht und Unternehmen messbare Wettbewerbsvorteile verschafft.
