SharePoint Online stellt bereits mit modernen Team-, Kommunikations- und Hubsites einige gute Inhalte für die Basis eines Intranets zur Verfügung. Um diese Inhalte noch etwas zu erweitern, zeichnet sich ein modernes und zukunftssicheres Intranet durch mehr Funktionalität, Designanpassungen oder Standardisierung aus.
Microsoft O365 aus der Cloud bietet dabei eine leicht wartbare und flexibel zu gestaltende Plattform, die ohne zu große Anfangsaufwände und schon mit SharePoint Basics als Intranet verwendet werden kann. Dabei verfügt Office 365 über vielfältige Stärken. Dazu zählt beispielsweise der flexible Dokumentenaustausch über OneDrive sowie agiles und einfaches Aufgabenmanagement für Teams. Da Microsoft Teams angebunden wird, ist ebenso die Video- und Audiokommunikation möglich.
Ein modernes Intranet bietet einen guten Einstieg in den Digital Workplace und eröffnet viele Möglichkeiten, Informationen und Neuigkeiten im Unternehmen, eine nahtlose Synchronisation von Dokumenten und Kollaborationsfunktionen in Form von Team- und Projekträumen darzustellen. Ein großer Vorteil bietet u.a. die direkte Integration von Team Collaboration über Microsoft Teams direkt ins Intranet. Des Weiteren wird die mobile Nutzung, durch eine Reihe von Apps, wie beispielsweise MS SharePoint oder Teams intensiviert. Verschiedene Funktionalitäten, wie Planner für eine Aufgabenverwaltung, Kalender, News oder Quicklinks, für einen schnelleren Zugriff, erleichtern ebenfalls die Nutzung.
Ein Intranet auf Basis von SharePoint enthält bereits eine große Anzahl an Funktionen, die Dokumenten-, Wissens- und Workflowmanagement sowie die gemeinsame Arbeit in Teams und Projekten gewährleisten. Diese Funktionsvielfalt stellt einen großen Vorteil in der Nutzung von SharePoint dar. SharePoint als Grundlage für ein Intranet, ist eine Plattform, die alle Anforderungen an ein interaktives und zeitgemäßes Intranet erfüllt. Halvotec bietet zudem viele intuitive Apps, welche die Möglichkeiten auf SharePoint Sites sinnvoll erweitern.
Diese stellen beispielsweise verschiedene Darstellungsformen für News, Quicklinks, Mitarbeiterverzeichnissen oder Events bereit und erleichtern das Content- bzw. Dokumenten Management. Des Weiteren kann nach einer SharePoint Einführung die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens, sowie auch in der bereits bewährten Microsoft Struktur noch effizienter sein.
Allgemein ist SharePoint ein Website-basiertes System des Herstellers Microsoft, das der Umsetzung von Intranet-, Extranet- oder Internet-Webportalen dient. Grundlegend vereinfacht es die Organisation, die Zusammenarbeit und die Verwaltung und Koordination von Teams, Projekten oder Aufgaben. Außerdem werden Funktionen, wie Datenverwaltung, Content-, Dokumentenmanagement und SharePoint Workflows bereitgestellt.
Die Cloud Version SharePoint Online bietet, im Vergleich zu SharePoint OnPremise, zusätzliche Funktionen zur Integration mit anderen Cloud-Anwendungen, kann mit allen Anwendungen aus dem Office 365 Paket kombiniert werden und erhöht somit den Funktionsumfang enorm.
SharePoint bietet eine erhöhte Produktivität und Transparenz im Unternehmen. Seine Funktionen unterstützen eine einfache intranetbasierte Standort- oder bereichsübergreifende Zusammenarbeit. Des Weiteren ist SharePoint uneingeschränkt anpassbar und hoch skalierbar. Seine Funktionen tragen zur Steigerung der Arbeitseffizienz bei und erleichtern die Zusammenarbeit in Projekten.
Um die Integrität der Arbeitsergebnisse zu gewährleisten, bietet es Funktionalitäten, wie Sicherheitskontrollen, Co-Authoring, Versionierung und eine Integration in Outlook-Mail-Anwendungen. Über gespeicherte Metadaten, um an zusätzliche Informationen oder benutzerdefinierte Tags für Dokumente zu gelangen. Auch bieten Apps in der SharePoint Software weitere Möglichkeiten zur Gestaltung, wie beispielsweise Bibliotheken, Kalender und Aufgabenlisten.
Microsoft SharePoint Online ist der Cloud basierte Dienst von SharePoint, der der Verwaltung und Freigabe von Inhalten, Dokumenten, Wissen und Anwendungen unterstützt. Ein großer Vorteil bietet die Funktion Extranets, die es ermöglicht, Dokumente oder Berichte für Kunden oder externe Personen freizugeben. Außerdem ist durch die SharePoint Cloud ein geräteübergreifenden Zugriff möglich, der die Zusammenarbeit und schnelle Projektumsetzungen fördert. Die Einrichtung von SharePoint Online ist zudem schnell gemacht und für Anfänger leicht verständlich. Ebenso können Freigaben, Richtlinien und Zuständigkeiten (SharePoint Governance) über z.B. SharePoint Groups gesteuert sowie Dateien, Websites und Personen über die SharePoint Search gesucht und gefolgt werden.
Durch die Synchronisation mit der Cloud wird gewährleistet, dass gespeicherte Dateien von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden können. Für unterwegs sind Mitarbeiter dank mobiler Apps über Neuigkeiten stets auf dem Laufenden. Des Weiteren hat man durch eine Vielzahl an SharePoint Webparts die Möglichkeit, Inhalte beliebig anzupassen. Somit können wichtige visuelle Elemente, wie z.B. News oder Updates auf einer Team- oder Kommunikationswebseite dargestellt werden.
Ein SharePoint Intranet bietet vielfältige Funktionalitäten. Vor allem im Umgang mit Dokumenten wird viel geboten und jegliche SharePoint Anforderungen erfüllt. Nicht nur, dass gemeinsam an Dokumenten gearbeitet werden kann und viele Metadaten als zusätzliche Informationen bereitstellt. Funktionen wie Versionierungen unterstützen die Zusammenarbeit. Ebenso kann das „Auschecken“ von Dokumenten das Mitwirken beim Bearbeiten oder Verfassen verhindern. Des Weiteren können Benutzer Benachrichtigungen erhalten, wenn Änderungen an einem Dokument vorgenommen oder neue hinzugefügt wurden.
Sogenannte „Apps“ - weitere Integrationen - bieten einen Einsatz für Bibliotheken, Kalendern, Task-Listen etc. Ein SharePoint Social Intranet stellt einen webbasierten Ort bereit, in welchem Dokumente, für Personen die Zugriff darauf benötigen, direkt geteilt werden können. Auch kann man über einen eigenen Microsoft SharePoint Workspace oder Speicherplatz, wie OneDrive, verfügen. Kontrollfunktionen, wie Genehmigungsworkflows können ebenfalls eingebaut werden, sodass nur zuvor geprüfte Dokumente geteilt werden. SharePoint bietet zudem die Arbeit mit sogenannten „Collaboration Rooms“ an, sodass Koordinationen, der Informationsaustausch und Planungen in einer sogenannten „SharePoint Team site“ oder „Project site“ unterstützt werden.
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