Continia für Business Central

Was ist Continia – und warum Business Central?

Continia Software ist ein dänischer Softwarehersteller, der sich seit mehr als zwei Jahrzehnten auf Add-ons für Microsoft Dynamics spezialisiert hat. Heute ist Continia einer der führenden Anbieter von Erweiterungen für Microsoft Dynamics 365 Business Central – dem ERP-System der Wahl für den europäischen Mittelstand.

Das Continia-Portfolio ist in den vergangenen Jahren deutlich gewachsen und reicht heute weit über die klassische Rechnungsverarbeitung hinaus. Für Business Central-Kunden sind insbesondere vier Lösungsbereiche relevant:

Alle vier Lösungen sind nativ in Business Central integriert – keine externe Middleware, keine aufwändige Schnittstellenpflege. Wer Business Central bereits einsetzt, kann die jeweiligen Continia-Module in der Regel innerhalb weniger Wochen produktiv stellen.

In der Praxis sind Document Capture und Expense Management die bekanntesten und am häufigsten neu eingeführten Lösungen – sie stehen daher auch im Mittelpunkt dieses Beitrags. Tatsächlich am weitesten verbreitet im Bestand vieler Business Central-Installationen ist jedoch ein drittes Modul: OPplus, der Vorgänger von Continia Banking & Finance. Warum das gerade jetzt besonders relevant ist, erläutern wir in einem eigenen Abschnitt weiter unten.

„Document Capture ist eine End-to-End-Lösung für Microsoft Dynamics 365 Business Central, mit der Sie Rechnungen und andere Geschäftsbelege importieren, mit Texterkennung (OCR) verarbeiten, registrieren, genehmigen und archivieren können – ohne komplexe Integrationen.“ — Continia Dokumentation (docs.continia.com)

Die Ausgangslage: Manuelle Prozesse kosten mehr als gedacht

Bevor wir in die Technik einsteigen, lohnt sich ein Blick auf die Zahlen – denn die machen den Handlungsbedarf deutlich:

Laut einer Sage-Studie können kleine und mittlere Unternehmen durch die Digitalisierung ihrer Rechnungsprozesse ihre durchschnittliche Bearbeitungszeit um mehr als fünf Stunden pro Woche reduzieren und dadurch bis zu 13.500 Euro pro Jahr einsparen. Unternehmen, die vollständig automatisieren, berichten von Kosteneinsparungen zwischen 60 und 80 Prozent je Rechnung.

„Wer 2026 noch auf manuelle Prozesse setzt, riskiert nicht nur ineffiziente Abläufe, sondern auch Compliance-Probleme und unnötige Kosten.“ — softwareindustrie24.de, Mai 2026

Hinzu kommt die seit Januar 2025 geltende E-Rechnungspflicht im deutschen B2B-Bereich. Unternehmen sind verpflichtet, strukturierte Rechnungsformate empfangen zu können. Continia Document Capture unterstützt diese Anforderungen nativ – allerdings ist das Format, wie wir weiter unten zeigen, eher der Anfang einer größeren Entwicklung als das Ziel.

Vorgehen: Ist-Analyse, Pilotierung und Rollout

Die Einführung von Continia ist kein reines Softwareprojekt – sie ist ein Prozessoptimierungsprojekt. Eine strukturierte Vorgehensweise schützt vor typischen Fehlern wie fehlenden Belegarten, falsch konfigurierten Genehmigungsstufen oder zu breitem Rollout ohne Pilotphase. Das gilt nicht nur für Document Capture und Expense Management, sondern in ähnlicher Form auch für die Einführung bzw. Migration von Continia Banking & Finance.

Typischer Projektverlauf in fünf Phasen

Phase 1 – Ist-Analyse: Was läuft heute wie?

Vor der Konfiguration steht die ehrliche Bestandsaufnahme: Wie viele Eingangsrechnungen bearbeiten Sie monatlich? Welche Belegarten kommen vor (Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheine)? Wie viele Genehmigungsstufen gibt es, und wer genehmigt was? Gibt es Kostenstellen- oder Projektzuordnungen? Und nicht zuletzt: Welche Continia-Module sind heute schon im Einsatz – insbesondere im Zahlungsverkehr?

Diese Fragen sollten schriftlich dokumentiert werden – am besten im Rahmen eines halbtägigen Workshops mit Buchhaltung, Einkauf und IT. Das Ergebnis ist ein Process Blueprint, der als Basis für die Continia-Konfiguration dient.

Phase 2 – Belegarten und Freigaben definieren

Continia Document Capture arbeitet mit sogenannten Belegarten: Vorlagen, die dem System beibringen, welche Felder auf welchem Dokumenttyp zu lesen sind (Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Positionen etc.). Pro Belegart lassen sich individuelle OCR-Regeln, Pflichtfelder und Genehmigungsworkflows hinterlegen.

1. Belegarten identifizieren – typisch: Lieferantenrechnung, Gutschrift, Bestellung, Lieferschein
2. Felder je Belegart festlegen – welche Daten müssen zwingend erkannt werden?
3. Freigabestufen modellieren – einstufig (Teamleiter), zweistufig (Teamleiter + CFO), betragsabhängig
4. Eskalationsregeln – was passiert, wenn nach X Tagen keine Genehmigung erfolgt?

Phase 4 – Pilot: Lieber klein starten

Wir empfehlen, den Pilotbetrieb mit einer einzigen Belegart (z.B. Lieferantenrechnungen) und einer kleinen Nutzergruppe (3–5 Personen) zu starten. So lassen sich Konfigurationsfehler früh erkennen, ohne den laufenden Betrieb zu belasten. Nach vier bis sechs Wochen Pilotphase folgt die schrittweise Erweiterung auf weitere Belegarten und Abteilungen.

Document Capture: Eingangsrechnungen, OCR, Workflows – und die Zukunft der Rechnungsverarbeitung

Continia Document Capture ist seit Jahren das Herzstück der Eingangsrechnungsverarbeitung in Business Central. Die Lösung übernimmt den gesamten Prozess – vom ersten Belegeingang bis zur revisionssicheren Archivierung – vollständig innerhalb von Business Central.

Wie Document Capture funktioniert – Schritt für Schritt

1. Belegimport – Rechnungen kommen per E-Mail als PDF, als Papierrechnung (Scan) oder als strukturierte E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung, Peppol) an. Continia erkennt und importiert sie automatisch.
2. OCR-Verarbeitung – Die eingebaute OCR-Engine liest Lieferantendaten, Beträge, Rechnungsnummern, Positionen und Datumsangaben aus und gleicht sie mit bestehenden Stammdaten in Business Central ab.
3. Bestellabgleich – Das System prüft die Rechnung automatisch gegen vorhandene Bestellungen. Abweichungen werden markiert und zur Klärung eskaliert.
4. Genehmigungsworkflow – Basierend auf den definierten Regeln wird die Rechnung automatisch an den zuständigen Genehmiger weitergeleitet. Dieser kann direkt in Business Central oder über das Web Approval Portal freigeben.
5. Buchung und Archivierung – Nach Genehmigung wird die Rechnung in Business Central gebucht und revisionssicher archiviert. Der Original-PDF-Beleg bleibt dauerhaft an der Buchung angehängt.

„Da Document Capture in Business Central integriert ist, wird die Benutzeroberfläche Benutzern von Business Central vertraut sein. Alle zertifizierten Continia-Partner sind auch offizielle Business Central-Partner.“ — docs.continia.com/de-de/continia-document-capture

Funktionsüberblick: Was Document Capture kann

Wer genehmigt – und wie?

Genehmiger können auf verschiedenen Wegen tätig werden: direkt in Business Central (für Nutzer, die täglich im System arbeiten), über das Continia Web Approval Portal (browserbasiert, auch mobil) oder – bei entsprechender Konfiguration – per E-Mail-Benachrichtigung. Das senkt die Hürde für Führungskräfte erheblich, die selten im ERP arbeiten, aber regelmäßig Rechnungen freigeben müssen.

Ein Ausblick: Wird klassisches OCR überflüssig?

Ein Punkt, der in vielen Beratungsgesprächen zu kurz kommt, aber aus unserer Sicht zunehmend an Bedeutung gewinnt: Die OCR-Erkennung – also das technische Herzstück von Document Capture – löst im Kern ein Problem, das mittelfristig kleiner werden dürfte. Mit der schrittweise ausgeweiteten E-Rechnungspflicht werden in den kommenden Jahren immer mehr Eingangsbelege nicht mehr als PDF oder Papier, sondern als strukturierte, maschinenlesbare E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD, Peppol) ankommen. Sobald praktisch alle Lieferanten verpflichtet sind, ausschließlich strukturierte Formate zu versenden, verändert sich die Aufgabe: Statt unstrukturierte Dokumente per OCR zu interpretieren, geht es zunehmend darum, bereits strukturierte E-Dokumente zu empfangen, zu validieren und in den Freigabeprozess einzusteuern.

Für Document Capture als reine OCR-Lösung könnte das langfristig bedeuten, dass dieser Teil der Funktionalität an Bedeutung verliert. Continia hat darauf bereits reagiert: Mit Continia eDocuments steht ein Modul zur Verfügung, das den Empfang und Versand strukturierter E-Dokumente direkt in Business Central abbildet – inklusive Anbindung an das Peppol-Netzwerk über die Continia Delivery Network. Dieses Modul ist inzwischen auch als zertifizierter E-Document-Service-Provider direkt in Business Central wählbar, neben den von Microsoft selbst angebotenen Optionen. Es ist Bestandteil des Essential-Moduls von Document Capture und Document Output und damit ohne zusätzliche Lizenzkosten enthalten.

Für Unternehmen, die jetzt in Document Capture investieren, bedeutet das aus unserer Sicht: Die Workflow-, Freigabe- und Archivierungsfunktionen bleiben auch in einer Welt vollständiger E-Rechnung relevant – der OCR-Anteil wird über die Zeit aber tendenziell kleiner, während die eDocuments-Funktionalität wichtiger wird. Eine gute Document Capture-Konfiguration sollte daher von Anfang an beide Wege – klassischer Beleg mit OCR und strukturiertes E-Dokument – gleichwertig berücksichtigen.

Expense Management: Reisekosten, Spesen, Mobile App und Freigabeprozesse

Continia Expense Management löst ein klassisches Mittelstandsproblem: Mitarbeitende reichen Spesenabrechnungen per E-Mail, Excel-Tabelle oder Papierbeleg ein – und die Buchhaltung tippt die Daten manuell ins ERP. Mit Continia entfällt dieser Medienbruch vollständig.

Das Drei-Säulen-Modell

Was die Expense App kann

• Belege per Kamerafoto erfassen und automatisch mit OCR auslesen
• Fahrstrecken erfassen mit Google Maps-Integration für präzise Routenberechnung
• Verpflegungsmehraufwände (Pauschalen) länderspezifisch abrechnen
• Kreditkartentransaktionen automatisch importieren und Belegen zuordnen
• Reisekostenabrechnungen strukturiert einreichen (Zeitraum, Anlass, Unterkunft, Mahlzeiten)
• Vorlagen für wiederkehrende Routen und Ausgaben anlegen

„Aktivitäten wie das Erfassen von Fahrstrecken oder das Einreichen von Ausgaben werden in Echtzeit mit Microsoft Dynamics 365 Business Central synchronisiert. Eingereichte Ausgaben folgen Ihren vorkonfigurierten Genehmigungs-Workflows und werden nahtlos in Ihr zentrales System integriert.“ — continia.com/de/loesungen/expense-management/continia-expense-app

Freigabeprozesse in Expense Management

Genehmigungen laufen in Continia Expense Management nach demselben Prinzip wie in Document Capture: konfigurierbare Workflows, Eskalation bei Inaktivität, Sammelgenehmigungen für effizientes Batch-Processing. Genehmiger, die täglich in Business Central arbeiten, nutzen die optimierte Genehmigungsansicht direkt im System. Außendienst-Vorgesetzte nutzen das Web Approval Portal – ohne dass sie eine eigene BC-Lizenz benötigen.

Besonderheit: Kreditkartenintegration

Firmenkreditkartentransaktionen lassen sich automatisch in Business Central importieren und mit den eingereichten Belegen verknüpfen. Das System erinnert Mitarbeitende per App-Notification an fehlende Dokumentation – und reduziert so den Nachverfolgungsaufwand in der Buchhaltung erheblich.

Compliance: Deutsches Reisekostenrecht

Continia Expense Management berücksichtigt die Anforderungen des deutschen Steuerrechts bei Reisekostenabrechnungen – inklusive länderspezifischer Verpflegungspauschalen, Unterkunftspauschalen und automatisierter Berichterstellung. Das ist besonders relevant für die GoBD-konforme Belegführung und die Lohnsteuer-Anmeldung.

Continia Banking & Finance: Warum der OPplus-Wechsel alle betrifft

Während Document Capture und Expense Management bewusste Investitionsentscheidungen sind – Unternehmen führen sie ein, weil sie einen konkreten Prozess automatisieren möchten – betrifft das Thema in diesem Abschnitt potenziell jeden bestehenden OPplus-Kunden, unabhängig davon, ob aktuell ein neues Projekt geplant ist oder nicht.

OPplus ist seit vielen Jahren eines der am weitesten verbreiteten Continia-Add-ons für Business Central und Dynamics NAV – nach Document Capture vermutlich das am häufigsten eingesetzte Continia-Modul überhaupt. OPplus deckt zentrale Aufgaben im Zahlungsverkehr ab: Zahlungsvorschläge, SEPA-Zahlungsläufe, Bankabgleich und die direkte Anbindung an Bankkonten.

Mit der Übernahme von OPplus durch Continia und der parallelen Weiterentwicklung von Dynamo Pay hat Continia zwei moderne Nachfolgelösungen geschaffen: Continia Banking (Zahlungsverkehr, Bankkommunikation, Kontoabgleich) und Continia Finance (erweiterte Finanzfunktionen, unter anderem die Verwaltung offener Posten auf Sachkonten – „G/L Open Entries“ – als Weiterentwicklung bekannter OPplus-Funktionen).

Was die Migration für Sie bedeutet

Anders als bei einer freiwilligen Erweiterung handelt es sich hier um einen Plattformwechsel innerhalb eines bestehenden, produktiv genutzten Moduls – mit allem, was dazu gehört: Datenübernahme, Anpassung von Zahlungsarten, Prüfung individueller Erweiterungen und Schulung der Anwender auf die neue Oberfläche. Genau das macht dieses Thema aus unserer Sicht so relevant: Es betrifft nicht nur Unternehmen, die sich aktiv für mehr Automatisierung entscheiden, sondern alle, die OPplus heute schon im tägligen Zahlungsverkehr nutzen.

Continia stellt für den Wechsel ein geführtes Migrationswerkzeug bereit, das den Prozess in mehreren Schritten strukturiert:

1. Voraussetzungen prüfen – Business Central muss auf einem aktuellen Versionsstand sein, OPplus muss in einer kompatiblen Version aktiv sein.
2. Vorbereitung – Offene Zahlungsvorschläge und Buchungsblätter müssen vor der Migration gebucht oder bereinigt werden; ein Backup der bestehenden OPplus-Daten wird empfohlen.
3. Vorvalidierung – Das Migrationswerkzeug prüft automatisch, ob die bestehenden OPplus-Daten migrationsfähig sind, und zeigt mögliche Probleme frühzeitig an.
4. Geführtes Mapping – Zahlungsarten, Bankkontodaten und weitere OPplus-spezifische Einstellungen werden auf die Struktur von Continia Banking und Continia Finance übertragen.
5. Migration & Umschaltung – Nach erfolgreicher Migration wird OPplus automatisch deaktiviert und Continia Banking bzw. Continia Finance aktiviert.

Für die Lizenzierung gibt es im Rahmen der Umstellung Sonderkonditionen, ähnlich den bekannten Migrationsprogrammen für den Wechsel auf Business Central Online. Auch wenn der Wechsel verpflichtend ist, besteht in der Regel kein Grund zur Eile: Wer den Prozess frühzeitig angeht, kann die Migration in Ruhe planen, testen und in einer Sandbox-Umgebung vorab durchspielen.

Aus unserer Sicht ist dieses Thema mindestens so relevant wie die Einführung neuer Module wie Document Capture oder Expense Management – mit dem Unterschied, dass hier nicht die Frage „ob“, sondern nur noch „wann und wie“ im Raum steht.

Migration und Betrieb: Continia Navision, Updates, Support und Weiterentwicklung

Ein Thema, das in Projekten häufig unterschätzt wird: Was passiert nach dem Go-Live? Und wie verhält sich Continia beim Update auf neue Business Central-Versionen?

Continia und Dynamics NAV / Navision: Was Bestandskunden wissen müssen

Viele mittelständische Unternehmen setzen noch auf ältere Versionen von Dynamics NAV (früher: Navision). Continia Document Capture und Expense Management wurden ursprünglich für NAV entwickelt und sind seit Jahren auch unter dem Begriff Continia Navision oder Document Capture Navision bekannt.

Wichtig für Bestandskunden: Mit Document Capture 2024 R2 (v25) endet der Support für Business Central April 2019 (BC v14). Ab Document Capture 2025 R1 unterstützt Continia ausschließlich die drei neuesten Business Central-Versionen. Wer noch auf NAV oder sehr alten BC-Versionen arbeitet, sollte die Migration auf eine aktuelle BC-Version zeitnah einplanen – idealerweise gemeinsam mit der im vorherigen Abschnitt beschriebenen OPplus-Migration, da sich beide Themen sinnvoll kombinieren lassen.

Releasezyklus und Updates

Continia veröffentlicht zweimal jährlich Major Releases (R1 im Frühjahr, R2 im Herbst) sowie zwischenzeitliche Service Packs und Hotfixes. Für Business Central Online erscheinen Updates deutlich häufiger als für die On-Premises-Variante. Ein bis zwei Wochen vor jedem Major Release stellt Continia eine vollständige Vorschauversion für BC Online-Sandbox-Umgebungen bereit – so können Partner und Kunden Kompatibilität und neue Features vorab testen.

Continia bietet für alle Versionen mindestens 18 Monate Support nach dem jeweiligen Veröffentlichungsdatum – eine verlässliche Planungsgrundlage für mittelständische IT-Abteilungen.

Betrieb: Cloud vs. On-Premises

Continia Document Capture, Expense Management, Banking und Finance sind sowohl als Cloud-Lösung (Business Central Online) als auch On-Premises verfügbar. Für die meisten mittelständischen Neuimplementierungen empfehlen wir den Cloud-Betrieb: niedrigere Infrastrukturkosten, automatische Updates, kein lokaler Server-Betrieb. Für Unternehmen mit spezifischen Datenschutz- oder Compliance-Anforderungen bleibt die On-Premises-Option weiterhin vollständig unterstützt.

Support und Weiterentwicklung

Continia arbeitet ausschließlich über ein Netzwerk zertifizierter Partner. Als Endanwender erhalten Sie Support nicht direkt von Continia, sondern über Ihren implementierenden Business Central-Partner. Alle zertifizierten Continia-Partner sind gleichzeitig offizielle Microsoft Business Central-Partner – was bedeutet, dass Ihr Ansprechpartner für Continia-Fragen derselbe ist wie für allgemeine Business Central-Fragen, egal ob es um Document Capture, Expense Management oder die OPplus-Migration geht.

Fazit: Welches Continia-Modul lohnt sich für Ihr Unternehmen?

Continia ist im Business Central-Umfeld kein Nischenanbieter mehr, sondern eine praxiserprobte Plattform für Prozessautomatisierung im Mittelstand – mit vier Bausteinen, die sich unterschiedlichen Bedürfnissen widmen, aber eng zusammenspielen. Die nahtlose Integration in Business Central, der strukturierte Implementierungsansatz und die verlässliche Releasepolitik machen Continia zu einer der stabilsten Add-on-Entscheidungen im Microsoft-Ökosystem.

Document Capture lohnt sich, wenn Sie:

• mehr als 50 Eingangsrechnungen pro Monat verarbeiten
• mehrstufige Freigabeprozesse haben oder einführen wollen
• die E-Rechnungspflicht (XRechnung, ZUGFeRD, Peppol) sauber abdecken müssen – heute und in den kommenden Jahren
• GoBD-konforme Archivierung direkt in Business Central anstreben

Expense Management lohnt sich, wenn Sie:

• Mitarbeitende im Außendienst oder auf Dienstreise haben
• Firmenkreditkarten einsetzen und automatisch abrechnen wollen
• Spesenbelege noch per E-Mail oder Papier einsammeln
• die deutsche Reisekostenabrechnung (Pauschalen, GoBD) digital abbilden wollen

Continia Banking & Finance betrifft Sie, wenn Sie:

• aktuell OPplus oder Dynamo Pay für Zahlungsverkehr und Bankabgleich nutzen
• Ihre Business Central-Umgebung on-premises betreiben und die Frist Oktober 2026 noch vor sich haben
• eine ohnehin geplante BC-Migration mit der OPplus-Ablösung kombinieren möchten

„Mittelständische Unternehmen, die systematisch digitalisieren, erreichen Kosteneinsparungen von 15–30 % und können Skalierungseffekte erzielen, ohne proportional mehr Personal einzustellen.“ — Digitalisierungsstudie 2024/2025, maximal.digital

Der erste Schritt ist in allen drei Fällen derselbe: eine strukturierte Ist-Analyse Ihrer aktuellen Prozesse und Ihres Continia-Bestands – am besten gemeinsam mit einem erfahrenen Business Central-Partner, der sowohl neue Continia-Module einführt als auch bestehende Module wie OPplus sicher in die neue Generation überführt.